Comment accélérer la transformation digitale de son entreprise ?
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La digitalisation est une étape indispensable pour développer rapidement son entreprise. En 2022, la technologie du web innove et développe de nouveaux outils qui permettent aux entreprises (TPE et PME) d’accélérer leur transformation digitale.
Un CMS pour créer un site web
La digitalisation d’une entreprise commence par la création d’un site web. Pour cela, les TPE et PME ont besoin d’un CMS ou d’un système de gestion de contenu. Plusieurs CMS sont gratuits et faciles d’utilisation, même pour un débutant. Certains proposent des modèles de sites web prêts à l’emploi qu’il suffit ensuite de modeler en fonction des besoins de l’entreprise. C’est notamment le cas de WordPress et de Blogger, les CMS les plus utilisés par les TPE et PME. Ils permettent d’obtenir un nom de domaine gratuit de type « blogspot.com » ou encore « wordpress.com ». D’autres CMS payants permettent d’accéder à des fonctionnalités plus élaborées, avec la possibilité d’acheter un nom de domaine personnalisé. Ce sont, pour la plupart, des CMS plus complexes, dont l’utilisation requiert l’intervention d’un développeur web professionnel (Drupal, Webflow, Weebly, HubSpot CMS Hub).
Un outil e-mailing spécialisé
Les campagnes d’emailing est une stratégie indispensable au développement d’une entreprise. C’est l’un des canaux de communication les plus efficaces pour asseoir la notoriété d’une marque auprès d’un public cible défini. Néanmoins, pour garantir l’efficacité d’une campagne d’e-mailing, il faut nécessairement utiliser un outil de qualité. Les meilleures solutions d’e-mailing permettent de réaliser des campagnes de quantité et de qualité dans un délai court, grâce à l’automatisation de l’envoi. Le marché d’aujourd’hui propose plusieurs solutions d’e-mailing gratuites, répondant correctement aux besoins des petites entreprises. Les solutions les plus élaborées proposent un plan complet d’envois, avec une possibilité de payer uniquement les e-mails effectivement envoyés.
Des outils de planification pour gérer les réseaux sociaux
Pour optimiser la visibilité d’une entreprise sur le web, les réseaux sociaux sont des canaux de communication à privilégier. Pour cela, plusieurs possibilités sont envisageables :
- Créer une page professionnel sur Facebook et LinkedIn.
- Développer une communauté d’entreprise sur Twitter et Instagram.
- Publier des campagnes vidéos sur TikTok.
Les meilleurs réseaux sociaux proposent des outils intégrés et amplement développés pour gérer les publications d’entreprise de sorte de les rendre plus performantes.
- Le Creator Studio (Meta Business Suite) pour planifier des publications, gérer des commentaires et des messages, voire analyser les statistiques des comptes d’entreprises sur Facebook et Instagram.
- Buffer pour programmer des publications sur plusieurs réseaux sociaux à la fois, avec la possibilité de bénéficier d’une offre gratuite pour gérer jusqu’à 3 comptes différents.
Des outils de signature électronique pour faciliter la gestion administrative
La gestion administrative représente des dépenses supplémentaires excessives, en temps et en argent, pour les TPE et les PME qui débutent dans leurs activités. Grâce à des outils innovants qui permette de signer des documents en ligne (contrats, bons de commande, factures, etc.), les impressions sont limitées aux essentiels. Certaines solutions plus élaborées permettent aussi de stocker et d’éditer des documents en ligne, permettant une gestion optimisée des différents contacts (signataires de documents, nouveaux collaborateurs, etc.). Dans la pratique, les outils de signature électronique proposent des formules gratuites, limitées à un certain nombre de signatures. D’autres solutions, plus élaborées, proposent des fonctions d’accès des différents collaborateurs à un nombre limité de documents à signer.
Des outils de GED pour optimiser la gestion des documents sensibles de l'entreprise
La digitalisation d’une entreprise exige la numérisation de toutes les données essentielles à son fonctionnement. Cela inclut le stockage des documents importants comme les données des ressources humaines et les fichiers liés à la fiscalité et à la comptabilité de l’entreprise. Les outils de GED (Gestion Electronique des Documents) permettent d’optimiser la gestion des fichiers d’entreprises. Certaines plateformes, plus élaborées, permettent aussi de centraliser et de partager des données d’entreprise à des collaborateurs en interne et en externe, de manière entièrement sécurisée. De plus, les outils GED sont généralement personnalisables, en fonction des besoins de l’entreprise.
Un outil de facturation pour optimiser la gestion des factures
Les factures et les devis figurent parmi les données sensibles d’une entreprise. De la même manière que les données administratives, ces fichiers doivent être stockés dans un endroit sécurisé et manipuler avec une grande attention. Recourir à des outils de facturation accessibles directement en ligne permet à une TPE ou une PME d’optimiser la conception et l’édition de documents financiers, en conformité avec la loi en vigueur. Ce sont des outils innovants qui permettent de générer automatiquement des factures et des devis grâce à des informations clients préalablement entrées. Ces solutions permettent de faire des économies de temps et d’argent conséquentes en termes d’archivage, de suivi et de gestion des factures d’entreprise. Certains outils de facturation gratuits proposent des fonctionnalités intéressantes, comme des plans gratuits avec un nombre de documents limités par mois. D’autres solutions, plus complexes, proposent des fonctions plus élaborées comme la personnalisation des factures, la transformation automatique des devis en factures ou encore la gestion des impayés.
Des outils de création de formulaires prêts à l'emploi
Pour développer son activité, une entreprise a besoin de réaliser régulièrement (ou occasionnellement) une enquête de satisfaction ou une étude de marché. Pour cela, la création de formulaires est indispensable. Grâce aux outils de sondage en ligne, accessibles directement via un navigateur web, les TPE et les PME accèdent à des modèles diversifiés et préconçus de formulaires entièrement personnalisables. Certaines plateformes permettent d’envoyer les sondages via un simple lien créé automatiquement à l’issue de la création d’un formulaire, grâce à un partage sur les réseaux sociaux ou par un envoi e-mail via la plateforme. Pour la plupart, les outils de sondages sont collaboratifs et permettent à plusieurs collaborateurs de participer à la création de formulaires plus pertinents.
Une messagerie instantanée pour faciliter les échanges en interne
A l’heure actuelle où le travail à distance se combine parfaitement au travail en présentiel, l’utilisation d’une messagerie instantanée est indispensable à l’entreprise. Grâce à des solutions de messagerie instantanée performantes, dont de nombreuses versions gratuites très efficaces, les TPE et le PME accèdent à des outils de communication adaptés à leurs besoins. Certains outils, moins complexes permettent aussi aux équipes de travail réduites de communiquer plus facilement en dehors des lieux de travail.
